Verwerkersovereenkomst

Partijen en toepassingsgebied

Deze verwerkersovereenkomst (DPA) vult de gebruiksvoorwaarden aan tussen de in de account- en contractgegevens vermelde klant en:

Ze geldt wanneer ChannelCockpit persoonsgegevens namens de klant verwerkt. De klant is de verwerkingsverantwoordelijke of, wanneer hij voor zijn eigen klant handelt, een naar behoren gemachtigde verwerker. ChannelCockpit handelt dienovereenkomstig als verwerker of subverwerker. Rollen volgen uit de daadwerkelijke verwerking, niet uit het abonnement of de accountbenaming.

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de overeenkomst en vereist geen bedrijfsabonnement. ChannelCockpit kan verwerkingsverantwoordelijke zijn voor eigen account- en contractadministratie, facturering, beveiliging en wettelijke verplichtingen, zoals uitgelegd in de Privacyverklaring. Zelfstandige verwerking door sociale platforms of betalingsaanbieders wordt door deze verwerkersovereenkomst geen verwerking namens ChannelCockpit.

Onderwerp, duur en gegevenscategorieën

Onderwerp en doel: het leveren van gekozen analyse-, publicatie- en interactiefuncties voor de door de klant verbonden platformaccounts. Handelingen omvatten ophalen, doorgeven, ordenen, weergeven, tijdelijk opslaan, bijwerken, exporteren en verwijderen, met de technische bescherming en ondersteuning die daarvoor nodig zijn.

Duur: gedurende de opgedragen verwerking en de daarna afgesproken teruggave of verwijdering. Gegevens die niet meer nodig zijn, worden niet enkel tot het einde van de overeenkomst bewaard.

Betrokkenen: de klant en gemachtigde accountgebruikers, mensen achter verbonden profielen, personen die reageren, gespreksdeelnemers en mensen die in geüploade content worden afgebeeld of genoemd.

Gegevenscategorieën: platform- en profiel-ID's, namen en profielafbeeldingen, metadata en statistieken van berichten/video's, media en concepten, reacties, antwoorden en ondersteunde berichten, tijdstempels, gespreks-/bijlagemetadata en bijbehorende verbindings- en verwerkingsregistraties. De daadwerkelijke omvang hangt af van gekozen verbindingen, machtigingen en functies.

De dienst is niet bedoeld voor doelbewuste verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen. Als de klant zulke informatie in content aanlevert, blijft hij verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond, noodzakelijke waarborgen en de geschiktheid van de dienst; deze verwerkersovereenkomst staat zulk gebruik niet in algemene zin toe.

Gedocumenteerde instructies

ChannelCockpit verwerkt gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de klant, ook bij internationale doorgiften, tenzij het recht van de Unie of een lidstaat verwerking vereist. We informeren de klant vooraf over die verwerking, tenzij dit wettelijk verboden is. De overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst en apphandelingen van een gemachtigde klant vormen de aanvankelijke instructies. Aanvullende instructies kunnen in tekstvorm naar support@channelcockpit.app worden gestuurd.

We informeren de klant direct als we menen dat een instructie het gegevensbeschermingsrecht schendt en schorten de betreffende verwerking zo nodig op totdat dit is opgehelderd. Gegevens onder instructie van de klant worden niet gebruikt voor onze eigen advertenties, verkoop van persoonsgegevens of training van AI-modellen. De klant is verantwoordelijk voor rechtmatige verzameling, vereiste informatie en toestemmingen en zijn bevoegdheid om instructies te geven.

Vertrouwelijkheid en beveiligingsmaatregelen

We zorgen dat personen die toegang tot gegevens mogen hebben, gebonden zijn aan geheimhouding of een gelijkwaardige wettelijke plicht. Toegang blijft beperkt tot wat noodzakelijk en toegestaan is. De aanbieder beperkt beheertoegang; het inschakelen van dienstverleners vervangt die verantwoordelijkheid niet.

• Toegang en scheiding: authenticatie, gebruikersgebonden autorisatie en toegangsregels op de server; gescheiden omgevingen en beperkte serviceaccounts.
• Transport en opslag: versleuteld transport, beperkte toegang tot private media, beschermde opslag van platformtoegangsgegevens op de server en afzonderlijk beheer van geheimen.
• Verwerkingsintegriteit: invoervalidatie, begrensd ophalen, herhaalbare taken met bescherming tegen dubbele verwerking en blokkades voor nieuwe schrijfacties tijdens accountverwijdering.
• Bedrijfsvoering: beperkte fout- en beveiligingslogbestanden, gecontroleerde updates en tests en bewaking en afhandeling van technische storingen. Persoonlijke content wordt niet standaard in diagnostische logbestanden geschreven.
• Verwijdering en minimalisering: bewaarlimieten per gegevensdomein, kort beschikbare exports, beperkte berichtencaches en centrale verwijderings- en loskoppelprocessen.

De maatregelen houden rekening met de aard, omvang, context, doeleinden en risico's van de verwerking. Ze worden bijgewerkt zonder de afgesproken bescherming wezenlijk te verminderen. Dit is geen bewering dat ChannelCockpit zelf ISO- of SOC-gecertificeerd is.

Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming voor de onderstaande subverwerkers voor zover zij daadwerkelijk gegevens onder instructie van de klant ontvangen. Ondersteunings- en e-mailaanbieders vallen er alleen onder als een relevant verzoek zulke gegevens bevat; onze eigen contractadministratie staat daar los van.

We informeren de klant redelijkerwijs vooraf over voorgenomen toevoegingen of vervangingen, doorgaans minstens 30 dagen voordat nieuwe toegang begint. De klant kan op onderbouwde gegevensbeschermingsgronden bezwaar maken. We zoeken dan een geschikt alternatief of een oplossing. Als die niet beschikbaar is, mag de klant de getroffen dienst beëindigen voordat de nieuwe toegang begint, zonder aanvullende beëindigingskosten en met passende terugbetaling van ongebruikte vooruitbetaalde bedragen. Alleen een moeilijk vindbare lijst bijwerken vervangt de kennisgeving niet.

We leggen subverwerkers in wezen gelijkwaardige gegevensbeschermingsplichten op en blijven tegenover de klant verantwoordelijk voor hun nakoming. Verdere subverwerkers van deze aanbieders staan in de gelinkte overzichten. Door de klant gekozen sociale platforms zijn geen subverwerkers van ChannelCockpit voor hun eigen platformverwerking.

Verwerking buiten de EER

De vermelde aanbieders kunnen gegevens buiten de EER verwerken. We zorgen dat aan hoofdstuk V AVG wordt voldaan, bijvoorbeeld via een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende standaardcontractbepalingen met noodzakelijke aanvullende maatregelen. Algemene toestemming voor aanbieders doet geen afstand van deze vereisten. Wanneer de klant als verwerker handelt en verdere toestemming nodig heeft, verkrijgt hij die van zijn verwerkingsverantwoordelijke. Op verzoek geven we informatie over ontvangers, locaties en relevante waarborgen.

Bijstand bij rechten en naleving

Rekening houdend met de aard van de verwerking helpen we de klant met passende technische en organisatorische maatregelen bij verzoeken van betrokkenen. Verzoeken over gegevens onder instructie van de klant worden waar mogelijk en rechtmatig zonder onnodige vertraging doorgestuurd. We antwoorden niet in strijd met de instructies van de klant, tenzij de wet dat vereist.

Rekening houdend met de beschikbare informatie helpen we bij beveiligingsverplichtingen, effectbeoordelingen, voorafgaande raadpleging en vereiste meldingen. De verantwoordelijkheden van de klant als verwerkingsverantwoordelijke blijven bestaan. Gewone bijstand onder deze verwerkersovereenkomst is niet afhankelijk van een aanvullend abonnement. Uitzonderlijke inspanningen worden vooraf besproken; verplichte bijstand en termijnen mogen hierdoor niet worden belemmerd.

Inbreuken in verband met persoonsgegevens

We informeren de klant zonder onnodige vertraging zodra we kennis krijgen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die zijn opgedragen gegevens betreft. Voor zover bekend beschrijft de melding het incident, de getroffen gegevens en personen, waarschijnlijke gevolgen, genomen of voorgestelde maatregelen en een contactpunt. Ontbrekende details volgen zonder onnodige vertraging; de eerste melding wordt niet uitgesteld tot het onderzoek is afgerond. We bewaren noodzakelijk bewijs, beperken het incident en helpen de klant met zijn eigen meldplichten.

Teruggave en verwijdering

Na afloop van de opgedragen verwerking geven we persoonsgegevens naar keuze van de klant terug of verwijderen we ze, en verwijderen we bestaande kopieën tenzij de wet bewaring vereist. De app biedt een begrensde export; noodzakelijke aanvullende teruggave wordt via support@channelcockpit.app geregeld. Een productexport alleen beperkt deze plicht of de rechten van betrokkenen niet.

Tijdens het gebruik kan de klant bestaande verwijderings- en verbindingsfuncties gebruiken of aanvullende instructies geven. Back-ups worden volgens de toepasselijke verwijdercyclus verwijderd, intussen beschermd en niet anderszins gebruikt. Zelfstandig vereiste account-, betaal- of juridische registraties waarvoor ChannelCockpit verwerkingsverantwoordelijke is, volgen de Privacyverklaring. Originele content die een platform bewaart, is geen back-up onder beheer van ChannelCockpit.

Andere toepasselijke privacywetten

Wanneer de klant voor zijn opgedragen gegevens verantwoordelijk is onder Amerikaans, Canadees, Nieuw-Zeelands, Singaporees of ander toepasselijk privacyrecht, gelden onze verplichtingen rond instructies, vertrouwelijkheid, veiligheid, bijstand, verwijdering en controle ook voor die verwerking voor zover wettelijk vereist. We verkopen of delen opgedragen gegevens niet voor gedragsgerichte advertenties over verschillende contexten, gebruiken ze niet buiten de afgesproken zakelijke relatie en combineren ze niet met gegevens van andere klanten of onze eigen verzameling voor onze eigen doeleinden. We informeren de klant als we niet langer aan vereiste verplichtingen kunnen voldoen; hij kan de getroffen verwerking stoppen en herstel eisen.

De klant verstrekt vereiste informatie aan mensen van wie hij ons reacties, berichten of content laat beheren en documenteert daadwerkelijk toepasselijke uitzonderingen. Dit omvat waar toepasselijk Nieuw-Zeelandse IPP 3A-kennisgevingen bij indirecte verzameling. We helpen bij deze verplichtingen en passende effect- en doorgiftebeoordelingen. Noch een platformmachtiging noch deze verwerkersovereenkomst vervangt de vereiste rechtsgrond of informatieverstrekking van de klant. We voldoen aan onze eigen informatieplichten voor verwerking die nodig is voor onze eigen doeleinden.

Bewijs, controle en slotbepalingen

We verstrekken de informatie die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en staan relevante controles toe, waaronder inspecties door de klant of zijn aangewezen auditor. Evenredige afstemming over omvang, vertrouwelijkheid, veiligheid en planning beschermt andere klanten en de bedrijfsvoering zonder wettelijke controle- of toezichtrechten te beperken. Geschikte bestaande rapporten kunnen eerst worden gebruikt, maar vervangen niet elk noodzakelijk, specifiek bewijs.

Het contactadres voor instructies en privacy is support@channelcockpit.app. De contactgegevens van de klant staan in de actuele account- en contractregistraties; de klant zorgt voor een bereikbaar privacycontact. Deze verwerkersovereenkomst gaat voor op de algemene voorwaarden voor verwerking namens de klant. Dwingend privacyrecht en toepasselijke standaardcontractbepalingen gaan voor op beide.