Smlouva o zpracování osobních údajů

Strany a rozsah

Tato smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) doplňuje podmínky služby mezi zákazníkem uvedeným v údajích účtu a smlouvy a:

Platí tam, kde ChannelCockpit zpracovává osobní údaje jménem zákazníka. Zákazník je správcem, nebo pokud jedná pro svého klienta, řádně pověřeným zpracovatelem. ChannelCockpit podle toho jedná jako zpracovatel či další zpracovatel. Role vyplývají ze skutečného zpracování, ne z označení tarifu nebo účtu.

Tato DPA je součástí smlouvy a nevyžaduje podnikový tarif. ChannelCockpit může být správcem pro vlastní správu účtů a smluv, fakturaci, bezpečnost a právní povinnosti, jak vysvětlují zásady ochrany osobních údajů. Samostatné zpracování sociálními platformami nebo poskytovateli plateb se touto DPA nestává zpracováním jménem ChannelCockpit.

Předmět, doba trvání a kategorie údajů

Předmět a účel: poskytování vybraných analytických, publikačních a interakčních funkcí pro účty platforem připojené zákazníkem. Operace zahrnují získávání, předávání, uspořádání, zobrazení, dočasné uložení, aktualizaci, export a výmaz včetně technické ochrany a podpory potřebné pro tyto operace.

Doba trvání: po dobu zpracování podle pokynů a následného sjednaného vrácení či výmazu. Nepotřebné údaje se neuchovávají jen proto, že smlouva dosud neskončila.

Subjekty údajů: zákazník a oprávnění uživatelé účtu, osoby za připojenými profily, komentující, účastníci konverzací a osoby zobrazené nebo jmenované v nahraném obsahu.

Kategorie údajů: ID platforem a profilů, jména a profilové obrázky, metadata a metriky příspěvků/videí, média a koncepty, komentáře, odpovědi a podporované zprávy, časová razítka, metadata konverzací/příloh a související záznamy připojení a zpracování. Skutečný rozsah závisí na zvolených připojeních, oprávněních a funkcích.

Služba není určena k cílenému zpracování zvláštních kategorií údajů nebo údajů o odsouzeních. Pokud zákazník takové informace dodá v obsahu, odpovídá i nadále za platný právní základ, nezbytné záruky a vhodnost služby; tato DPA takové použití obecně nepovoluje.

Doložené pokyny

ChannelCockpit zpracovává údaje pouze podle doložených pokynů zákazníka, včetně mezinárodního předávání, ledaže zpracování vyžaduje právo Unie nebo členského státu. Zákazníka o něm předem informujeme, pokud to zákon nezakazuje. Smlouva, tato DPA a úkony oprávněného zákazníka v aplikaci tvoří počáteční pokyny. Další pokyny lze poslat v textové podobě na support@channelcockpit.app.

Zákazníka neprodleně informujeme, pokud podle nás pokyn porušuje právní předpisy na ochranu údajů, a v nutném případě dotčené zpracování pozastavíme do vyjasnění. Údaje zpracovávané podle pokynů zákazníka nepoužíváme pro vlastní reklamu, prodej osobních údajů nebo trénování modelů AI. Zákazník odpovídá za zákonné shromáždění, potřebná oznámení a souhlasy i oprávnění vydávat pokyny.

Důvěrnost a bezpečnostní opatření

Zajišťujeme, aby osoby oprávněné k přístupu byly vázány mlčenlivostí nebo rovnocennou zákonnou povinností. Přístup je omezen na nezbytný a povolený rozsah. Provozovatel omezuje administrativní přístup; použití poskytovatelů služeb tuto odpovědnost nenahrazuje.

• Přístup a oddělení: autentizace, autorizace vázaná na uživatele a serverová pravidla přístupu; oddělená prostředí a omezené servisní účty.
• Přenos a uložení: šifrovaný přenos, omezený přístup k soukromým médiím, chráněné serverové uložení přístupových údajů platforem a oddělená správa tajných údajů.
• Integrita zpracování: ověřování vstupů, omezené získávání, opakovatelné úlohy chráněné proti duplicitnímu zpracování a zábrany novým zápisům při mazání účtu.
• Provoz: omezené záznamy chyb a bezpečnosti, řízené aktualizace a testy a sledování i řešení technických poruch. Osobní obsah se běžně nezapisuje do diagnostických logů.
• Výmaz a minimalizace: doby uchování podle jednotlivých oblastí, krátkodobé exporty, omezené mezipaměti zpráv a centrální procesy výmazu a odpojení.

Opatření odpovídají povaze, rozsahu, kontextu, účelům a rizikům zpracování. Aktualizují se bez podstatného snížení sjednané ochrany. Nejde o tvrzení, že samotný ChannelCockpit má certifikaci ISO nebo SOC.

Další zpracovatelé

Zákazník obecně povoluje níže uvedené další zpracovatele v rozsahu, v jakém skutečně získávají údaje zpracovávané podle jeho pokynů. Poskytovatelé podpory a e-mailu jsou zahrnuti pouze tehdy, když příslušná žádost obsahuje takové údaje; naše vlastní správa smluv je odlišná.

Zákazníka informujeme o plánovaném přidání nebo nahrazení s přiměřeným předstihem, zpravidla nejméně 30 dní před novým přístupem. Zákazník může vznést námitku z doložených důvodů ochrany údajů. Poté hledáme vhodnou alternativu nebo nápravu. Pokud není dostupná, může zákazník dotčenou službu ukončit před zahájením nového přístupu bez dalšího poplatku za ukončení, s přiměřeným vrácením nevyužité předplacené částky. Pouhá změna obtížně dohledatelného seznamu oznámení nenahrazuje.

Dalším zpracovatelům ukládáme v zásadě stejné povinnosti ochrany údajů a za jejich plnění odpovídáme zákazníkovi. Navazující zpracovatelé těchto poskytovatelů jsou uvedeni v odkazovaných seznamech. Sociální platformy zvolené zákazníkem nejsou dalšími zpracovateli ChannelCockpit při vlastním zpracování platformy.

Zpracování mimo EHP

Uvedení poskytovatelé mohou zpracovávat údaje mimo EHP. Zajišťujeme splnění kapitoly V GDPR, například použitelným rozhodnutím o odpovídající ochraně nebo vhodnými standardními smluvními doložkami s nezbytnými doplňkovými opatřeními. Obecné povolení poskytovatele tyto požadavky neruší. Pokud zákazník jedná jako zpracovatel a potřebuje další povolení, získá je od svého správce. Na žádost poskytneme informace o příjemcích, místech a příslušných zárukách.

Pomoc s právy a dodržováním předpisů

S ohledem na povahu zpracování pomáháme zákazníkovi vhodnými technickými a organizačními opatřeními při vyřizování žádostí subjektů údajů. Žádosti týkající se údajů podle pokynů zákazníka předáme bez zbytečného odkladu, je-li to možné a zákonné. Neodpovídáme proti pokynům zákazníka, ledaže to vyžaduje zákon.

S ohledem na dostupné informace pomáháme s bezpečnostními povinnostmi, posouzením vlivu, předchozími konzultacemi a povinnými oznámeními. Povinnosti zákazníka jako správce zůstávají zachovány. Běžná pomoc podle této DPA není podmíněna dalším tarifem. Výjimečnou pracnost předem projednáme; tím nelze zmařit povinnou pomoc ani lhůty.

Porušení zabezpečení osobních údajů

Zákazníka vyrozumíme bez zbytečného odkladu, jakmile zjistíme porušení zabezpečení osobních údajů dotýkající se údajů zpracovávaných podle jeho pokynů. Podle dostupných informací oznámení popíše událost, dotčené údaje a osoby, pravděpodobné následky, přijatá či navržená opatření a kontaktní místo. Chybějící podrobnosti doplníme bez zbytečného odkladu; první oznámení neodkládáme do skončení šetření. Uchováme nezbytné důkazy, omezíme incident a pomůžeme s vlastními oznamovacími povinnostmi zákazníka.

Vrácení a výmaz

Po skončení zpracování podle pokynů osobní údaje dle volby zákazníka vrátíme nebo vymažeme a odstraníme existující kopie, pokud zákon nevyžaduje jejich uchování. Aplikace poskytuje export s vymezeným rozsahem; potřebné další vrácení domluvíme přes support@channelcockpit.app. Samotný produktový export neomezuje tuto povinnost ani práva subjektů údajů.

Během používání může zákazník využívat stávající ovládání výmazu a připojení nebo vydat další pokyny. Zálohy se odstraňují podle příslušného cyklu, do té doby jsou chráněny a nepoužívají se jinak. Nezávisle požadované záznamy účtu, plateb či právních povinností, u nichž je ChannelCockpit správcem, se řídí zásadami ochrany údajů. Původní obsah uchovávaný platformou není zálohou pod kontrolou ChannelCockpit.

Další použitelné předpisy o ochraně údajů

Je-li zákazník odpovědný za svěřené údaje podle amerického, kanadského, novozélandského, singapurského nebo jiného příslušného práva ochrany údajů, naše povinnosti ohledně pokynů, důvěrnosti, bezpečnosti, pomoci, výmazu a auditu se vztahují i na toto zpracování v zákonem vyžadovaném rozsahu. Svěřené údaje neprodáváme ani nesdílíme pro behaviorální reklamu napříč kontexty, nepoužíváme je mimo sjednaný obchodní vztah a nespojujeme je s údaji jiných zákazníků nebo vlastním sběrem pro vlastní účely. Informujeme zákazníka, pokud již nemůžeme splnit požadované povinnosti; může dotčené zpracování zastavit a požadovat nápravu.

Zákazník poskytuje povinné informace osobám, jejichž komentáře, zprávy nebo obsah nám svěřuje ke správě, a dokládá skutečně použitelnou výjimku. Zahrnuje to také novozélandská oznámení o nepřímém sběru podle IPP 3A, pokud se použijí. S těmito povinnostmi a příslušným posouzením dopadů a předávání pomáháme. Autorizace platformy ani tato DPA nenahrazují potřebný právní základ nebo informační povinnosti zákazníka. Vlastní informační povinnosti plníme pro zpracování potřebné pro naše vlastní účely.

Doklady, audit a závěrečná ustanovení

Poskytujeme informace nezbytné k doložení souladu s článkem 28 GDPR a umožňujeme příslušné audity včetně inspekcí zákazníkem nebo jím pověřeným auditorem. Přiměřené sladění rozsahu, důvěrnosti, bezpečnosti a načasování chrání ostatní zákazníky i provoz bez omezení zákonných auditních nebo dozorových práv. Nejprve lze využít vhodné existující zprávy, nenahrazují však každé potřebné doložení konkrétního případu.

Kontakt pro pokyny a ochranu údajů je support@channelcockpit.app. Kontaktní údaje zákazníka vycházejí z aktuálních záznamů účtu a smlouvy; zákazník zajišťuje dostupný kontakt pro ochranu údajů. Tato DPA má pro zpracování jménem zákazníka přednost před obecnými podmínkami. Kogentní předpisy o ochraně údajů a příslušné standardní smluvní doložky mají přednost před oběma.