Annex d’encàrrec del tractament de dades

Parts i àmbit d’aplicació

Aquest annex d’encàrrec del tractament de dades (DPA) complementa les Condicions del servei entre el client identificat a les dades del compte i del contracte i:

S’aplica quan ChannelCockpit tracta dades personals per compte del client. El client és el responsable del tractament o, quan actua per al seu propi client, un encarregat del tractament degudament autoritzat. ChannelCockpit actua, segons correspongui, com a encarregat o subencarregat del tractament. Les funcions depenen del tractament real, i no del pla o de la denominació del compte.

Aquest DPA forma part del contracte i no requereix cap pla per a empreses. ChannelCockpit pot actuar com a responsable del tractament per a la seva pròpia administració de comptes i contractes, facturació, seguretat i obligacions legals, tal com s’explica a la Política de privacitat. El tractament independent de les plataformes socials o dels proveïdors de pagaments no es converteix, per mitjà d’aquest DPA, en un tractament per compte de ChannelCockpit.

Objecte, durada i categories de dades

Objecte i finalitat: prestar les funcions d’anàlisi, publicació i interacció seleccionades per als comptes de plataforma connectats pel client. Les operacions inclouen la recuperació, transmissió, organització, visualització, emmagatzematge temporal, actualització, exportació i supressió, amb la protecció tècnica i l’assistència necessàries per a aquestes operacions.

Durada: durant el tractament ordenat i la devolució o supressió posterior acordada. Les dades que ja no són necessàries no es conserven simplement fins que acabi el contracte.

Persones interessades: el client i els usuaris autoritzats del compte, les persones que hi ha darrere dels perfils connectats, els autors de comentaris, els participants en converses i les persones representades o esmentades en els continguts carregats.

Categories de dades: identificadors de plataforma i de perfil, noms i imatges de perfil, metadades i mètriques de publicacions i vídeos, contingut multimèdia i esborranys, comentaris, respostes i missatges compatibles, marques de temps, metadades de converses i fitxers adjunts, i registres de connexió i de tractament relacionats. L’abast real depèn de les connexions, els permisos i les funcions seleccionades.

El servei no està pensat per al tractament deliberat de categories especials de dades o de dades relatives a condemnes penals. Si el client facilita aquesta informació en els continguts, continua sent responsable de disposar d’una base jurídica vàlida, de les garanties necessàries i de la idoneïtat del servei; aquest DPA no autoritza aquests usos amb caràcter general.

Instruccions documentades

ChannelCockpit tracta les dades únicament seguint instruccions documentades del client, també pel que fa a les transferències internacionals, llevat que el dret de la Unió o d’un estat membre exigeixi el tractament. Informem el client abans d’aquest tractament, llevat que la llei ho prohibeixi. El contracte, aquest DPA i les accions a l’aplicació fetes per un client autoritzat constitueixen les instruccions inicials. Es poden enviar instruccions addicionals en forma de text a support@channelcockpit.app.

Informem ràpidament el client si considerem que una instrucció infringeix la legislació de protecció de dades i, quan cal, suspenem el tractament afectat fins que s’aclareixi la qüestió. Les dades tractades per instrucció del client no s’utilitzen per a publicitat pròpia, venda de dades personals ni entrenament de models d’IA. El client és responsable de la recollida lícita, dels avisos i consentiments exigits i de la seva facultat de donar instruccions.

Confidencialitat i mesures de seguretat

Ens assegurem que les persones autoritzades a accedir a les dades estiguin subjectes a un compromís de confidencialitat o a una obligació legal equivalent. L’accés es limita al que sigui necessari i autoritzat. L’operador restringeix l’accés administratiu; el fet d’utilitzar proveïdors de serveis no substitueix aquesta responsabilitat.

• Accés i separació: autenticació, autorització vinculada a l’usuari i regles d’accés al servidor; entorns separats i comptes de servei restringits.
• Transport i emmagatzematge: transport xifrat, accés restringit al contingut multimèdia privat, emmagatzematge protegit de les credencials de les plataformes al servidor i gestió separada dels secrets.
• Integritat del tractament: validació de les entrades, recuperació limitada, tasques repetibles protegides contra el tractament duplicat i barreres contra noves escriptures durant la supressió del compte.
• Funcionament: registres limitats d’errors i de seguretat, actualitzacions i proves controlades, i supervisió i gestió de fallades tècniques. Els continguts personals no s’escriuen habitualment als registres de diagnòstic.
• Supressió i minimització: límits de conservació específics de cada àmbit, exportacions de curta durada, memòries cau de missatges limitades i processos centrals de supressió i desconnexió.

Les mesures reflecteixen la naturalesa, l’abast, el context, les finalitats i els riscos del tractament. S’actualitzen sense reduir substancialment la protecció acordada. Això no significa que ChannelCockpit disposi d’una certificació ISO o SOC pròpia.

Subencarregats del tractament

El client autoritza de manera general els subencarregats següents en la mesura que rebin efectivament dades tractades per instrucció del client. Els proveïdors d’assistència i de correu electrònic només s’hi inclouen quan una sol·licitud pertinent conté aquestes dades; la nostra pròpia administració contractual és una activitat diferent.

Informem el client de les addicions o substitucions previstes amb una antelació raonable, normalment d’almenys 30 dies abans del nou accés. El client s’hi pot oposar per motius fonamentats de protecció de dades. En aquest cas, busquem una alternativa o una solució adequada. Si no n’hi ha cap, el client pot posar fi al servei afectat abans que comenci el nou accés sense cap comissió addicional de resolució i amb un reemborsament adequat dels imports prepagats no utilitzats. Actualitzar únicament una llista poc visible no substitueix la notificació.

Imposem als subencarregats obligacions de protecció de dades substancialment equivalents i continuem sent responsables davant el client del seu compliment. Els altres subencarregats d’aquests proveïdors apareixen en els inventaris enllaçats. Les plataformes socials escollides pel client no són subencarregats de ChannelCockpit pel que fa al tractament propi de les seves plataformes.

Tractament fora de l’EEE

Els proveïdors indicats poden tractar dades fora de l’EEE. Ens assegurem que es compleixin els requisits del capítol V del RGPD, per exemple mitjançant una decisió d’adequació aplicable o les clàusules contractuals tipus adequades amb les mesures complementàries necessàries. L’autorització general dels proveïdors no dispensa d’aquests requisits. Si el client actua com a encarregat del tractament i necessita una autorització addicional, l’obté del seu responsable del tractament. Facilitem informació sobre els destinataris, les ubicacions i les garanties pertinents quan se’ns sol·licita.

Assistència en l’exercici de drets i el compliment normatiu

Tenint en compte la naturalesa del tractament, assistim el client amb mesures tècniques i organitzatives adequades per atendre les sol·licituds de les persones interessades. Les sol·licituds relatives a dades tractades per instrucció del client es traslladen sense dilació indeguda quan és possible i lícit. No responem en contra de les instruccions del client llevat que la llei ho exigeixi.

Tenint en compte la informació disponible, assistim en les obligacions de seguretat, les avaluacions d’impacte, la consulta prèvia i les notificacions exigides. Es mantenen les responsabilitats del client com a responsable del tractament. L’assistència ordinària prevista en aquest DPA no està condicionada a un pla addicional. Els esforços excepcionals es tracten prèviament; això no pot impedir el compliment de l’assistència obligatòria ni dels terminis.

Violacions de la seguretat de les dades personals

Notifiquem al client sense dilació indeguda qualsevol violació de la seguretat de les dades personals que afecti les dades tractades seguint les seves instruccions tan bon punt en tenim coneixement. En la mesura que estigui disponible, la notificació descriu l’incident, les dades i persones afectades, les conseqüències probables, les mesures adoptades o proposades i un punt de contacte. Les dades que faltin es faciliten sense dilació indeguda; la notificació inicial no s’ajorna fins que s’hagi completat la investigació. Preservem les proves necessàries, contenim l’incident i assistim el client en les seves pròpies obligacions de notificació.

Devolució i supressió

Un cop finalitzat el tractament ordenat, retornem o suprimim les dades personals, a elecció del client, i suprimim les còpies existents llevat que la llei n’exigeixi la conservació. L’aplicació ofereix una exportació d’abast limitat; qualsevol devolució addicional necessària es gestiona a través de support@channelcockpit.app. Una exportació del producte, per si sola, no limita aquesta obligació ni els drets de les persones interessades.

Durant l’ús, el client pot utilitzar els controls existents de supressió i de connexió o donar instruccions addicionals. Les còpies de seguretat s’eliminen segons el cicle de supressió aplicable, es protegeixen mentrestant i no s’utilitzen per a altres finalitats. Els registres de compte, de pagament o legals exigits de manera independent per als quals ChannelCockpit és responsable del tractament es regeixen per la Política de privacitat. El contingut original conservat per una plataforma no és una còpia de seguretat controlada per ChannelCockpit.

Altres lleis de privacitat aplicables

Quan el client és responsable de les dades tractades seguint les seves instruccions segons la legislació de privacitat dels EUA, el Canadà, Nova Zelanda, Singapur o qualsevol altra legislació aplicable, les nostres obligacions relatives a instruccions, confidencialitat, seguretat, assistència, supressió i auditoria també s’apliquen a aquest tractament en la mesura exigida per la llei. No venem ni compartim les dades tractades per instrucció del client per a publicitat comportamental entre contextos diferents, no les utilitzem fora de la relació comercial acordada ni les combinem amb dades d’altres clients o amb dades que hàgim recollit nosaltres per a finalitats pròpies. Informem el client si ja no podem complir les obligacions exigides; el client pot aturar el tractament afectat i exigir-ne l’esmena.

El client facilita la informació exigida a les persones els comentaris, missatges o continguts de les quals ens encarrega gestionar, i documenta qualsevol excepció realment aplicable. Això inclou els avisos de recollida indirecta de l’IPP 3A de Nova Zelanda quan siguin aplicables. Assistim en aquestes obligacions i en les avaluacions adequades d’impacte i de transferència. Ni una autorització de plataforma ni aquest DPA substitueixen la base jurídica o els avisos exigits al client. Complim les nostres pròpies obligacions d’informació per al tractament necessari per a les nostres finalitats pròpies.

Acreditació, auditoria i disposicions finals

Facilitem la informació necessària per demostrar el compliment de l’article 28 del RGPD i permetem les auditories pertinents, incloses les inspeccions del client o de l’auditor que designi. La coordinació proporcionada de l’abast, la confidencialitat, la seguretat i el calendari protegeix els altres clients i el funcionament sense restringir els drets legals d’auditoria o de supervisió. Es poden utilitzar primer els informes existents adequats, però no substitueixen totes les acreditacions necessàries per a casos concrets.

El contacte per a instruccions i privacitat és support@channelcockpit.app. Les dades de contacte del client són les que consten als registres actuals del compte i del contracte; el client manté un contacte de privacitat localitzable. Aquest DPA preval sobre les condicions generals pel que fa al tractament per compte del client. La legislació imperativa de privacitat i les clàusules contractuals tipus aplicables prevalen sobre tots dos.